Uporządkowane biurko nie musi wyglądać jak katalog wnętrz. Najważniejsze, aby było wygodne, funkcjonalne i dopasowane do codziennych potrzeb. Nadmiar przedmiotów, splątane kable i przypadkowo odkładane dokumenty mogą utrudniać pracę oraz sprawiać, że szybciej tracimy koncentrację.
Na szczęście ograniczenie bałaganu nie wymaga dużych zakupów ani wielkiej rewolucji. Wystarczy kilka prostych zasad, które pomogą lepiej wykorzystać dostępną przestrzeń i utrzymać porządek na dłużej.
Zacznij od krótkiego przeglądu
Pierwszym krokiem powinno być całkowite uporządkowanie powierzchni biurka. Zdejmij z niej wszystkie przedmioty i podziel je na kilka grup:
– rzeczy używane codziennie,
– przedmioty potrzebne od czasu do czasu,
– dokumenty i materiały do przechowania,
– rzeczy zbędne lub przeznaczone do wyrzucenia,
– przedmioty, które powinny znaleźć się w innym miejscu.
Taki podział pozwala zobaczyć, ile rzeczy rzeczywiście jest potrzebnych podczas pracy. Często okazuje się, że na biurku pozostają przedmioty odkładane automatycznie, choć nie są używane od wielu dni.
Nie musisz od razu podejmować decyzji dotyczących wszystkiego. Jeśli nie wiesz, czy dana rzecz będzie potrzebna, odłóż ją do osobnego pudełka. Ustal, że wrócisz do niego za miesiąc. Jeżeli przez ten czas niczego nie wyjmiesz, prawdopodobnie możesz przechowywać ten przedmiot poza strefą pracy.
Podziel biurko na strefy
Dobrze zorganizowane biurko powinno mieć wyraźny podział na obszary. Dzięki temu każda rzecz ma swoje miejsce, a odkładanie przedmiotów nie wymaga długiego zastanawiania się.
Strefa codziennej pracy
W centralnej części biurka pozostaw tylko to, czego używasz najczęściej. Może to być klawiatura, mysz, notatnik i długopis. Jeśli pracujesz na komputerze przenośnym, zadbaj o wystarczającą ilość miejsca na wygodne ułożenie rąk.
Strefa dokumentów
Dokumenty nie powinny tworzyć przypadkowych stosów. Wykorzystaj pionowy organizer, kilka podpisanych przegródek albo jedną tackę na materiały do przejrzenia. Dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie osobnego miejsca na dokumenty:
– nowe,
– wymagające działania,
– gotowe do odłożenia,
– przeznaczone do archiwizacji.
Taki system ogranicza ryzyko zagubienia ważnych kartek i ułatwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji.
Strefa akcesoriów
Drobne przedmioty, takie jak ładowarki, pendrive’y, słuchawki czy zszywki, warto przechowywać w jednym pojemniku. Może to być niewielkie pudełko, szuflada z przegródkami lub organizer stojący obok biurka.
Ogranicz liczbę rzeczy na blacie
Pusta powierzchnia nie jest celem samym w sobie, ale wolne miejsce ułatwia pracę. Na blacie powinny znajdować się przede wszystkim przedmioty używane regularnie. Pozostałe rzeczy przechowuj w szufladach, szafkach lub na półkach.
Przydatna może być zasada „jedna rzecz wchodzi, jedna wychodzi”. Jeśli dodajesz nowy notes, pojemnik lub dekorację, zastanów się, czy coś podobnego nie może zostać usunięte. W ten sposób liczba przedmiotów nie będzie stopniowo rosnąć.
Warto również ograniczyć liczbę dekoracji. Roślina, zdjęcie lub niewielka ozdoba mogą poprawić wygląd miejsca pracy, ale zbyt wiele dodatków zajmuje przestrzeń i utrudnia sprzątanie.
Uporządkuj kable
Splątane przewody szybko tworzą wrażenie nieporządku, nawet jeśli reszta biurka jest uporządkowana. Najpierw sprawdź, które kable są rzeczywiście potrzebne. Niepotrzebne przewody odłóż do opisanych woreczków lub pudełka.
Pozostałe możesz uporządkować za pomocą:
– opasek wielokrotnego użytku,
– klipsów do kabli,
– uchwytów mocowanych pod blatem,
– prostego kanału na przewody,
– etykiet z nazwami urządzeń.
Dobrym rozwiązaniem jest poprowadzenie kabli jedną trasą, najlepiej wzdłuż tylnej krawędzi biurka. Ładowarkę do telefonu można umieścić w jednym, łatwo dostępnym miejscu, zamiast za każdym razem szukać jej pod blatem.
Nie zwijaj przewodów zbyt ciasno, ponieważ może to prowadzić do ich uszkodzenia. Przechowuj je luźno i unikaj ostrych zagięć.
Wykorzystaj przestrzeń pionową
Jeśli biurko jest niewielkie, warto spojrzeć nie tylko na jego powierzchnię. Półki, tablice, kieszenie ścienne i organizery zawieszane nad blatem mogą pomóc odzyskać miejsce.
Na ścianie możesz przechowywać:
– kalendarz,
– listę zadań,
– często używane informacje,
– słuchawki,
– lekkie akcesoria biurowe.
Należy jednak zachować umiar. Zbyt duża liczba karteczek i przedmiotów na ścianie może stworzyć nową formę bałaganu. Zostaw tylko te informacje, do których naprawdę często wracasz.
Zadbaj o wygodne ustawienie sprzętu
Porządek powinien iść w parze z wygodą. Monitor ustaw tak, aby jego górna krawędź znajdowała się mniej więcej na wysokości wzroku. Klawiatura i mysz powinny być umieszczone w sposób, który pozwala swobodnie oprzeć ręce.
Jeśli korzystasz z laptopa przez wiele godzin, przydatna może być podstawka oraz osobna klawiatura. Dzięki temu łatwiej ustawić ekran i urządzenia w bardziej praktyczny sposób.
Nie ustawiaj monitora zbyt blisko krawędzi biurka. Zostaw trochę wolnego miejsca na notatnik lub inne przedmioty, których używasz podczas pracy. Dobrze zaplanowany układ ogranicza konieczność ciągłego przesuwania sprzętu.
Wprowadź krótką rutynę porządkową
Najłatwiej utrzymać porządek wtedy, gdy sprzątanie staje się częścią codziennej pracy. Nie musi trwać długo. Pod koniec dnia poświęć kilka minut na:
- odłożenie dokumentów na właściwe miejsce,
- wyrzucenie niepotrzebnych kartek,
- schowanie drobnych akcesoriów,
- uporządkowanie kabli,
- przygotowanie blatu na następny dzień.
Warto także raz w tygodniu wykonać dokładniejsze porządki. Przetrzyj blat, usuń kurz spod urządzeń i sprawdź, czy system przechowywania nadal działa. Jeśli jakiś przedmiot regularnie zostawiasz w przypadkowym miejscu, być może powinien otrzymać nowe, łatwiej dostępne miejsce.
Dopasuj organizację do swojego stylu pracy
Nie ma jednego idealnego sposobu organizacji biurka. Osoba pracująca głównie na komputerze będzie potrzebowała innego układu niż ktoś, kto często korzysta z dokumentów, książek lub materiałów papierowych.
Obserwuj, co najbardziej przeszkadza Ci podczas pracy. Jeśli często szukasz długopisów, umieść je w jednym pojemniku. Jeśli gromadzisz dokumenty, przygotuj prosty system przegródek. Jeżeli problemem są przewody, zacznij od uporządkowania urządzeń znajdujących się pod blatem.
Najlepsze rozwiązania to te, które są łatwe do zastosowania każdego dnia. Organizacja nie powinna wymagać ciągłego wysiłku ani wielu dodatkowych akcesoriów. Celem jest stworzenie miejsca, w którym łatwo rozpocząć pracę, szybko znaleźć potrzebne rzeczy i bez problemu przywrócić porządek.
O autorze
